問い合わせの引継ぎ表｜未返信を残さないための記入例

担当を替えるときに「よろしくお願いします」だけでは、何を約束したか伝わりません。顧客への回答と社内の確認事項を分ける、短い引継ぎ表を作ります。

引継ぎ表に残す7項目

1. 受付日時と経路：フォーム、電話、メールなど。いつから回答を待っているか分かるようにする。
2. 相談の要点：依頼内容を一文で。原文が必要な場合は保存先も書く。
3. 本人に伝えたこと：回答済みの内容と、伝えた日時。料金や納期を確約していないか確認する。
4. 未確認のこと：答えに必要な事実、確認先、確認が終わる見込み。
5. 次の担当：個人名または担当チーム。誰が返信を終えるかまで決める。
6. 回答予定：顧客に伝えた期限と、社内で確認を終える期限を分ける。
7. 状態：未対応、確認中、返信待ち、完了など。更新する人も決める。

コピーして使う記入例

共有表には必要な情報だけを記載します。顧客の連絡先や相談の原文を社外のサービスで扱う場合は、利用目的と権限を確認してください。

返信までつなげる確認

引継ぎの終わりは、次の担当が読んだ時点ではなく、顧客への回答と状態の更新までです。回答前に、即答・要確認・対応範囲外の境界を確認します。受付フォームをこれから作る場合は、無料枠と受付後の担当を決める確認表も使えます。