小さな会社の業務マニュアルの作り方｜最初の1業務を選ぶ手順

すべての仕事を一度に文書化しようとすると、日々の作業が優先されて止まりがちです。まずは担当が替わるときに確認が増える仕事を一つ選び、実際に使える短い手順にします。

編集：ゼロコストラボ

最初の対象を一つだけ選ぶ

直近の仕事を振り返り、「引継ぎで聞き直した」「判断する人が分からなかった」「完了したか確認できなかった」のどれかが起きた業務を選びます。例えば配送依頼の受付、見積り前の確認、問い合わせの引継ぎです。担当者がほぼ同じでも、忙しい日に迷った場面が対象になります。

対象を決めたら、開始から完了までを一文で書きます。「電話で配送依頼を受けてから、担当者が対応可否を決め、依頼主へ返事をするまで」のように終点を明確にします。会社の全業務を対象にすると、確認事項が増えて完成しにくくなります。

1枚に入れる6項目

1. 開始条件：何が届いたら作業を始めるか。電話、メール、依頼書など。
2. 必要な情報：判断前に必ず要る項目。足りないときに誰へ聞くかも書く。
3. 担当と引継ぎ先：最初の担当、判断者、次に受け取る人を分ける。
4. 判断の境界：担当者だけで進められる条件と、確認が必要な条件を分ける。
5. 例外：急ぎ、条件変更、連絡が取れない場合の連絡先と記録方法。
6. 完了条件：何を確認し、どこに結果を残したら終わりか。

配送依頼の受付を例にした記入

これは架空の記入例です。実際の料金、受託条件、連絡方法は各事業者の取り決めに合わせてください。配送依頼で確認する項目は軽貨物を頼む前の7項目でも確認できます。

使って直す

作った手順は、次の実案件1件で担当者に使ってもらいます。説明を口頭で足した箇所、判断が止まった箇所、記録の置き場所が分からなかった箇所だけを修正します。更新日と変更した人を残し、古い版と新しい版が混ざらないようにします。顧客情報を例に使う場合は、個人を特定できる内容を入れないでください。

無料の1枚チェック表で担当と期限の空欄を探せます。受付から完了報告まで広げる場合は業務フローの5段階の例を参照してください。