受注から完了報告までの引継ぎ例｜担当と期限を残す方法

受注した人と作業する人が違うとき、内容だけを渡しても「誰が顧客に返すか」が残りがちです。案件一つを例に、次の担当と期限を記録する形を示します。

5段階で記録する

1. 受付：相談内容、受付日時、返信先、希望期限を記録し、受付した担当を決める。
2. 確認：対応可否や見積りに足りない情報を質問する。回答を待つ担当と回答予定を決める。
3. 実行：確定した内容、作業担当、開始条件、依頼者への連絡予定を共有する。
4. 例外対応：遅れや条件変更が起きたら、発生時刻、現状、確認先、次の連絡時刻を残す。
5. 完了報告：実際の完了日時、成果、未完了項目、証跡の有無を、依頼時の完了条件と照合する。

引継ぎメモの記入例

一段階ずつ、担当を受け渡す

引継ぎはメモを書いた時点で終わりにせず、次の担当が確認し、必要な連絡を済ませるまで追います。例外が起きたときは「予定どおり完了」と記録せず、未完了の理由と次の判断者を残します。実際の業務には取引先ごとの書式や手順があるため、そちらを優先してください。

無料の1枚チェック表を印刷し、担当と期限が空欄の段階から整えることもできます。

入口の確認には見積り前の8項目、配送の完了報告には報告の記入例を使えます。